Zurück zu den News
Zurück zu den News
Wenn die Location-Suche plötzlich zum Fulltime-Job wird
Eigentlich wolltest du „nur kurz“ eine passende Location für dein nächstes Business-Event finden.
Also startest du mit einer Google-Suche. Ein Hotel führt zum nächsten. Dann kommen Empfehlungen von Kolleg:innen, Portale, E-Mails von Hotels, Rückfragen, Telefonate und die ersten Angebote.
Und plötzlich verbringst du Stunden – oder sogar Tage – damit, Hotels zu vergleichen, Leistungen zu prüfen und Excel-Listen zu erstellen.
Während dein eigentlicher Job liegen bleibt.
Kommt dir das bekannt vor?
Das Problem ist nicht, dass es zu wenige Locations gibt.
Sondern viel zu viele.
Noch vor einigen Jahren bestand die Herausforderung darin, überhaupt passende Tagungshotels oder Locations zu finden. Heute ist das Gegenteil der Fall: Die Auswahl ist riesig.
Jedes Hotel und jede Location wirbt mit modernen Tagungsräumen, guter Erreichbarkeit und perfektem Service. Auf den ersten Blick sehen viele Angebote ähnlich aus.
Doch sobald die ersten Angebote eintreffen, beginnt die eigentliche Arbeit:
Welches Hotel ist wirklich geeignet?
Wo verstecken sich Zusatzkosten?
Welche Pauschalen lassen sich überhaupt vergleichen?
Ist der Workshopraum groß genug? Gibt es ausreichend Gruppenräume? Passt die Atmosphäre wirklich zu deinem Event? Und hält das Hotel oder die Location am Ende auch das, was es verspricht?
Mit jedem weiteren Angebot wird die Entscheidung nicht leichter – sondern schwieriger.
Die eigentliche Belastung beginnt lange vor dem Event
Die wenigsten Menschen, die Business-Events organisieren, machen ausschließlich das.
Wahrscheinlich koordinierst du nebenbei Termine, unterstützt Führungskräfte, organisierst Reisen, beantwortest E-Mails und jonglierst täglich unzählige To-dos.
Und genau in diesen ohnehin vollen Arbeitsalltag platzt plötzlich die Location-Suche.
Das bedeutet:
- stundenlange Recherche
- immer neue Rückfragen an Hotels
- Angebote nachfordern
- Leistungen vergleichen, die kaum vergleichbar sind
- interne Abstimmungen vorbereiten
- Entscheidungsvorlagen erstellen
- und ständig das Gefühl, vielleicht doch noch eine bessere Location übersehen zu haben.
Die Verantwortung bleibt dabei immer dieselbe: Du musst die richtige Entscheidung treffen.
Denn wenn beim Event etwas nicht funktioniert, interessiert später niemanden, wie aufwendig die Suche war.
Mehr Auswahl bedeutet oft mehr Unsicherheit
Viele glauben, möglichst viele Angebote würden automatisch zu einer besseren Entscheidung führen.
In der Praxis passiert häufig das Gegenteil.
Je mehr Optionen auf deinem Tisch liegen, desto schwieriger wird es, den Überblick zu behalten.
Plötzlich vergleichst du Hotels und Locations, deren Leistungen sich kaum gegenüberstellen lassen. Unterschiedliche Tagungspauschalen, verschiedene Stornierungsbedingungen, Zusatzkosten für Technik, unterschiedliche Zimmerkontingente oder Verfügbarkeiten.
Nach dem zehnten Angebot verschwimmen die Unterschiede.
Aus Sicherheit wird Unsicherheit.
Aus einer schnellen Entscheidung wird ein endloser Abstimmungsprozess.
Und irgendwann entscheidest du dich nicht mehr für die beste Location – sondern einfach für die, bei der endlich alle zustimmen.
Der größte Kostenfaktor steht auf keiner Rechnung
Natürlich spielt das Budget eine wichtige Rolle.
Doch der teuerste Faktor bei der Location-Suche ist häufig gar nicht das Hotel.
Es ist deine Zeit.
Jede Stunde Recherche ist eine Stunde, die dir für deine eigentlichen Aufgaben fehlt.
Jede interne Abstimmung kostet Konzentration.
Jede verzögerte Entscheidung erschwert die weitere Eventplanung.
Und je länger sich alles hinzieht, desto größer wird der Druck.
Gerade wenn du regelmäßig Meetings, Workshops oder Tagungen organisierst, summiert sich dieser Aufwand schnell auf viele Arbeitstage im Jahr.
Zeit, die dir niemand zurückgibt.
Was wäre, wenn du gar nicht erst 40 Hotels vergleichen müsstest?
Die Lösung besteht nicht darin, noch mehr Angebote einzuholen.
Sondern die richtigen.
Stell dir vor, du erhältst nicht zwanzig beliebige Vorschläge, sondern zwei bis drei Locations, die wirklich zu deinem Event passen.
Ausgewählt nach:
- dem Ziel deiner Veranstaltung
- deinem Budget
- der Teilnehmerzahl
- der gewünschten Atmosphäre
- Anreise und Logistik
- deinen individuellen Anforderungen.
Plötzlich wird aus einer überfordernden Suche wieder eine überschaubare Entscheidung.
Weniger suchen. Besser entscheiden.
Der entscheidende Unterschied liegt oft nicht darin, mehr Möglichkeiten zu haben, sondern die richtigen.
Wer von Anfang an nur Locations betrachtet, die wirklich zu den Anforderungen passen, spart nicht nur Zeit. Auch Entscheidungen werden einfacher, Abstimmungen kürzer und die gesamte Eventplanung entspannter.
Deshalb setzen immer mehr Unternehmen auf eine kuratierte Vorauswahl von two heads, statt sich selbst durch unzählige Angebote zu arbeiten. Denn am Ende zählt nicht, wie viele Hotels angefragt wurden – sondern wie schnell die passende Entscheidung getroffen werden konnte.
.png)
